Prozessautomatisierung ausnutzen
Anlass zur Auslagerung sind neben dem Kostendruck häufig ein sich wandelndes regulatorisches Umfeld oder die ebenfalls einer rasanten Veränderung unterliegende IT-Entwicklung. Die IT ist für die interne Verwaltung absolut notwendig, aber oftmals ist eine Integration der neusten technischen Standards sehr teuer. So kann eine Auslagerung auf mittlere und lange Sicht für die Investmentgesellschaften häufig die günstigere Lösung sein. Wichtig ist, dass die Vermögensverwalter trotz des Outsourcings die volle Kontrolle über ihr Geschäft behalten. Gleichzeitig nutzen die Unternehmen aber die Systeme und Dienstleistungen, die spezialisierte Anbieter aufgrund quantitativer Synergieeffekte bereitstellen können. So profitieren die Fondsmanager von der Prozessautomatisierung und können zudem teils hohe Investitionen in eigene IT-Systeme einsparen. Damit steigt im Bedarfsfall auch die Flexibilität bei der Bewältigung von Aktivitätsspitzen. So hilft das Outsourcing den Managern, ihre Unternehmensressourcen besser steuern und sich damit auf ihre Kernkompetenz – die Schaffung von Investorenwert – zu konzentrieren.

Wie die Auslagerung gelingen kann
Manchmal gibt es Hemmschwellen: Denn kurzfristig erfordert eine Umstellung neben einer finanziellen auch eine personelle Investition. Eine frühzeitige Planung ist unentbehrlich: So kann in vielen Fällen ein Outsourcing auch eine Übertragung von Fachpersonal bedeuten. Das hilft beispielsweise auch, um die Strategie gegenüber den eigenen Mitarbeitern zu rechtfertigen. Und mehr noch: Die bereits erfahrenen Mitarbeiter bleiben mit ihrem Wissen über das Unternehmen und die Fonds verantwortlich im Service. Klar ist auch: Jedes Outsourcing braucht Zeit. Es bedarf eines grundlegenden Verständnisses der Fonds-Mandate sowie einer sorgfältigen Planung vor der Implementierung des Service.

Am Markt gibt es viele Anbieter für Fondsadministrations-Services. Neben den Full-Service-Häusern gibt es Spezialisten für bestimmte Assetklassen. Jedes Unternehmen sollte also genau prüfen, welche Bereiche es auslagern möchte. Geht es zum Beispiel um eine spezielle Assetklasse wie Immobilien- oder andere Sachwerte-Fonds? Oder liegt das eigene Hauptbetätigungsfeld auf Wertpapierfonds? Zu beobachten ist, dass immer mehr Asset Manager ihre gesamten Fonds bei einem Provider bündeln wollen, unabhängig von der Anlageklasse.

Zukünftige Entwicklungen im Blick
Während der Markt für die Administration von Wertpapierfonds durch Dritte bereits seit langem besteht, ist der Trend bei Immobilienfonds noch recht neu. Denn bei Immobilien sind die Prozesse bei weitem nicht so leicht zu standardisieren. Aber in jüngster Zeit hat sich mit Blick auf automatisierte Abläufe auch hier viel bewegt. Gleichzeitig haben zwar viele Wertpapierfondsmanager den Prozess längst ausgelagert. Aber etliche Manager prüfen jetzt, sowohl die Fondsadministration als auch die Verwahrstellen-Dienstleistungen bei einem Provider zusammenführen. Triebkraft hierfür können zum Beispiel neue Anforderungen wie eine länderübergreifende Reichweite sein. Wächst die Kapitalverwaltungsgesellschaft, sollte auch der Dienstleister diesen Schritt mitgehen können. Aufeinander abgestimmt kann so die Geschäftsentwicklung begleitet werden, auch außerhalb des eigenen Heimatmarkts. Ob Spezialist für eine Anlageklasse oder Anbieter von Produkten aus dem gesamten Anlagespektrum, ein globaler Dienstleister kann jeden Ansatz abdecken. Ein einziger Partner bedeutet: ein zentraler Ansprechpartner für alle Kundenbedürfnisse, konsolidierte Berichterstattung aus allen Unternehmensbereichen, Effizienzsteigerung und verbesserte Servicequalität für die Investoren, grundsätzlich unabhängig von der geografischen Lage. Oftmals werden der Kapitalverwaltungsgesellschaft je nach Bedürfnis im Baukasten-Prinzip verschiedene Möglichkeiten angeboten.

Nachholbedarf bei der Automatisierung von geschlossenen Immobilien- und Sachwertefonds
Bislang konnte das Immobilien- und Sachwerte-Segment aufgrund umfangreicher papiergestützter Methoden und manueller Prozesse am wenigsten von der Automatisierung von Aufgaben profitieren. Verschiedene Anbieter erarbeiten speziell für diesen Bereich aktuell Lösungen wie ein vollständig digitalisiertes Rechnungs-Workflow-System. Buchungen und Zahlungen sollten dann zukünftig automatisch generiert werden. Allerdings bleibt neben aller technischen Fortschritte der Mensch eine wichtige Komponente. Denn vor der endgültigen Freigabe findet im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips weiterhin eine menschliche Prüfung statt. Für Immobilien-Manager würde ein derart gestalteter, digitalisierten Rechnungsdienst viele Vorteile bieten. Denn die Dienstleistungen basieren stets auf hochmodernen technischen Lösungen.

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*) Andreas Pade ist Geschäftsführer der CACEIS Fonds Service GmbH in Deutschland.