Asset Manager benötigen für ihre tägliche Arbeit Informationen aus Dokumenten, die zumeist noch nicht ausreichend digitalisiert sind. Baupläne, Baugenehmigungen, Energieausweise, Kaufverträge, Grundbuch- und Katasterunterlagen, Gutachten, Mietverträge, Rechnungen, Wartungsverträge, Wartungsprotokolle sind nur einige davon. Mit Hilfe der KI, im Schwerpunkt der generativen KI, gelingt es zunehmend, diese Dokumente zu erkennen, auszulesen und Daten daraus zu extrahieren. Ein paar Beispiele, die dies veranschaulichen: KI kann Dokumente klassifizieren und damit eine Vorqualifikation für den daran anschließenden Weiterbearbeitungsprozess liefern. KI ist schon in der Lage, Objektinformationen und Rent Roll-Daten aus Exposés zu extrahieren oder kann Mietverträge mit Nachträgen und Schriftverkehr lesen und verstehen und daraus eine Übersicht erstellen. KI kann zudem Daten aus Energieausweisen und aus Wartungsprotokollen auslesen.

Die PropTechs im KI-Umfeld bemühen sich gegenwärtig, die Ergebnisse ihrer Assistenten mit weiterverarbeitenden Applikationen zu verbinden. Damit können dann zum Beispiel die Daten aus den Exposés an die Akquisitionssoftwarelösungen weitergeleitet werden, Abgleiche mit Daten aus Softwareapplikationen erfolgen oder auch Routinen zur Datenbefüllung von ERP-Systemen erzeugt werden.

Auch im Bereich technischer Dokumente, wie zum Beispiel Wartungsberichte oder Prüfprotokolle, kann der KI-Assistent Daten so aufbereiten, dass ein Abgleich mit dem Regelplan und damit die Kontrolle und Steuerung des Property- und Facilitymanagements erleichtert wird.

Enorme Effizienz- und Qualitätssteigerungen
KI, insbesondere die aktuell gehypte generative KI, arbeitet in der Immobilienbranche wie dargestellt im Wesentlichen noch auf Assistenzniveau. Das allein schafft bereits erhebliche Einsparungspotenziale. Wenn z.B. die Aufgabe besteht, 100 komplexe Mietverträge nebst Nachträgen und dazu gehörigem Schriftverkehr zu lesen und dort Daten zu extrahieren und in eine Excel-Tabelle zu übertragen, würde man einen entsprechen fachlich qualifizierten Mitarbeiter hierzu benötigen. Alternativ kann diese Aufgabe eine entsprechend konfigurierte KI übernehmen. Sowohl zeitlich als auch qualitativ kann die KI aktuell ein besseres Ergebnis liefern, im Durchschnitt liegt der Vorteil sicherlich bei über 50%.

Bei Exposés und einer entsprechend automatisierten Weiterprozessierung der ausgelesenen Daten an ein Folgesystem ergeben sich deutliche größere Vorteile. Zu einen kann das Auslesen unabhängig von Tages- und Wochenendzeiten erfolgen, die manuelle Extrahierung entfällt komplett und der Anwender kann in seinem Kernsystem mit stets aktuellen Daten arbeiten und sich damit auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Potenzielle Risiken
Ungeachtet der zahlreichen Vorteile gibt es auch Vorbehalte gegen den Einsatz von KI im Asset Management. Ein im Kontext der generativen KI häufig genanntes Risiko ist die sogenannte Halluzination der KI – also die Möglichkeit von unsicheren oder fehlerhaften Ergebnissen. Dieses Risiko wird von Fachleuten als gering bewertet, da den KI-Assistenten als Grundlage eine fachspezifische Konfiguration zur erfolgreichen Anwendung unterliegt. Insofern sind diese Assistenten nicht mit Assistenten vergleichbar, die auf Basis von Daten aus dem Internet hin Ergebnisse generieren.

Ein weiterer Kritikpunkt betrifft den Datenschutz. KI-Anwendungen müssen hinsichtlich der Nutzung exakt qualifiziert und bewertet werden. Entscheidend ist generell, dass insbesondere bei personenbezogenen Daten wie Mieterdaten alle Regularien eingehalten werden. Darüber hinaus besteht die weitverbreitete Sorge, dass KI Arbeitsplätze gefährden könnte. Der Einsatz von KI schafft nach Einschätzung vieler Experten aber im Gegenteil vielmehr Freiräume für strategische, wertschöpfende und damit letztlich auch sinnvollere Arbeit.

Im Asset Management ist den meisten Akteure heute bereits bewusst, dass KI-Anwendungen in das Tagesgeschäft integriert werden müssen. Vielfach erscheint der Weg noch wie ein Dschungel und fertige, integrierbare Produktlösungen sind am Markt noch relativ selten. Dennoch macht es bereits jetzt Sinn, sich mit in KI-Anwendungen erfahreneren Häusern auszutauschen und den eigenen KI-Fahrplan mithilfe von Experteninformationen zu schärfen.

Der Überblick zeigt: Mit KI kann die Effizienz und Qualität im Asset Management von Immobilien schon heute erheblich gesteigert werden. Mit der Weiterentwicklung und zunehmenden Integration in die Branche dürften schon bald viele neue Einsatzbereiche hinzukommen.

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*) Marko Broschinski, Head of Sales, INTREAL Solutions und Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management, HIH Real Estate